Paso 1
Para comenzar a armar una plantilla, es necesario ingresar a la configuración del sistema.
Desde el panel principal de Walcu, ir a Configuraciones y luego seleccionar la opción Plantilla.
Paso 2
En Walcu existen cuatro tipos de plantillas de comunicación que permiten automatizar y personalizar los mensajes enviados a las personas usuarias: email, email avanzado, SMS y WhatsApp.
Antes de centrarse en la plantilla de WhatsApp, es importante comprender la lógica de variables, ya que es la base de la personalización.
Las variables permiten insertar automáticamente información del sistema dentro del mensaje, como el nombre de la persona, el modelo o la marca del vehículo de interés, u otros datos almacenados en la oportunidad.
De esta forma, un mismo mensaje se adapta automáticamente a cada caso, sin tener que redactarlo manualmente cada vez.
Paso 3
Al crear una nueva plantilla de WhatsApp, primero se debe asignar un nombre claro y descriptivo que permita identificarla fácilmente dentro del sistema.
Luego, es necesario seleccionar la colección a la que se aplicará la plantilla. En Walcu se puede elegir entre varias opciones, como:
• Leads de posventa
• Tasación
• Leads
• Clientes sin leads
La colección determina desde dónde se obtienen los datos que alimentarán las variables.
• Si se selecciona leads, se podrán usar datos de la oportunidad comercial, como vehículo de interés, marca, modelo u otros datos asociados al lead.
• Si se selecciona cliente, la plantilla no dependerá de que exista una oportunidad abierta, y las variables utilizarán directamente la información de la ficha de cliente.
En el ejemplo, se elige la colección leads.
Paso 4
Después de elegir la colección, se debe definir con quién se compartirá la plantilla dentro de la organización.
Para crear una plantilla de uso general, se recomienda compartirla con todas las personas usuarias, de modo que pueda ser utilizada por todo el equipo.
En este caso, se selecciona la opción Todos, con lo cual la plantilla queda compartida automáticamente.
Paso 5
El siguiente paso es elegir el tipo de consentimiento del mensaje, que puede ser:
• Marketing
• Interés legítimo
Esta clasificación está relacionada con las políticas de WhatsApp y Meta. Aunque se seleccione “interés legítimo”, Meta realizará igualmente una revisión automática de la plantilla.
Si se considera que el contenido tiene carácter promocional, Meta puede cambiar la categoría a marketing durante el proceso de aprobación, dado que estas plantillas se envían a través de la API oficial de WhatsApp.
Paso 6
Una vez configurada la información básica, se pasa a la parte más importante: el contenido del mensaje.
Al hacer clic en el campo de contenido, se despliega el menú de variables disponibles para utilizar dentro del texto.
Estas variables permiten insertar información dinámica como el nombre de la persona, la marca del vehículo, el modelo y muchos otros datos disponibles en el sistema.
El menú de variables incluye además un buscador, que facilita encontrar rápidamente la variable necesaria sin revisar toda la lista de forma manual.
Paso 7
Como ejemplo, se puede armar una plantilla juntos.
Después del saludo “Hola,” se inserta la variable de nombre de la persona.
En el menú de variables, se selecciona la opción que corresponde al nombre del cliente.
Luego, se continúa con el texto: “Respondiendo a tu solicitud de información por nuestro…”, y en ese punto se inserta la variable correspondiente a la marca del lead.
Se agrega un espacio y, a continuación, se inserta la variable de modelo del lead de la misma manera.
Al completar el cuerpo del mensaje, se obtiene un texto personalizado que combina texto fijo con variables dinámicas, adaptándose automáticamente a cada caso.
Paso 8
Una vez definido el cuerpo del mensaje, es posible añadir adjuntos a la plantilla, respetando las siguientes reglas:
• El archivo no puede superar los 16 MB.
Además, se pueden agregar respuestas rápidas, que resultan especialmente útiles cuando la plantilla termina con una pregunta.
Por ejemplo, en este caso la plantilla finaliza con una pregunta como: “¿Quieres que te llamemos?”.Se pueden definir opciones de respuesta rápida para que la persona usuaria pueda responder fácilmente desde WhatsApp.
Paso 9
Cuando la plantilla esté completamente definida (nombre, colección, permisos de uso, tipo de consentimiento, contenido, variables, adjuntos y respuestas rápidas), es fundamental guardarla.
Hacer clic en el botón Guardar en la parte inferior derecha para registrar todos los cambios.
Luego, hacer clic en Enviar a aprobación para que Meta revise la plantilla.
El proceso de aprobación suele demorar entre 30 minutos y 1 hora, dependiendo del tiempo que tarde Meta en validar el contenido.
Paso 10
Una vez que la plantilla haya sido aprobada, se puede comenzar a utilizar desde Walcu.
Ir a la sección de WhatsApp dentro de Walcu. En la acción de WhatsApp, abrir el desplegable de plantillas disponibles y seleccionar la plantilla recién aprobada para enviarla.
Con esto, la plantilla de WhatsApp queda lista para ser utilizada de forma consistente y personalizada en la comunicación con clientes y leads dentro de Walcu.